Como organizar o seu dia com a ajuda de agendas?

Para todos aqueles que contam com rotinas diárias agitadas, marcadas pela realização de inúmeras tarefas e a participação em inúmeros eventos e compromissos, manter o fio à meada pode não ser fácil. Caso não aponte todos os seus compromissos é muito provável que seja a rotina a dominá-la do que você a dominar a rotina: chega atrasado a reuniões, deixa coisas essenciais por fazer ou então, se as faz, só as consegue fazer muito em cima do joelho.

No entanto, há uma forma para contornar isto e manter a sua mente limpa de todas as informações do dia-a-dia: agendas. Sim, leu bem. As agendas permitem a qualquer pessoa anotar tudo aquilo que faz parte do seu dia-a-dia para que melhor se consigam orientar. Tal como se sucedia nos dias em que andávamos na escola e em que usávamos agendas para apontar datas de testes, hoje podemos fazer uso das agendas para nos mantermos a par de todas as obrigações do dia-a-dia.

Tendo em conta tudo isto que acabamos de partilhar consigo acima, decidimos que estava na altura de escrever um artigo para falarmos consigo sobre agendas. Ao longo dos próximos parágrafos respondemos a algumas perguntas básicas que por norma estão na cabeça de todos aqueles que pensam em comprar uma agenda nos próximos tempos. Vamos falar um pouco sobre a altura ideal para comprar uma agenda, como a deve organizar, que tipo de agendas existem e como arranjar tempo para anotar tudo!

Como organizar o seu dia com a ajuda de agendas?

1 – Quando devo comprar uma agenda?

Esta é uma pergunta pertinente. Mesmo que pudéssemos responder que pode comprar uma agenda quando quiser e bem entender, a verdade é que há certas alturas melhores do que outras para fazer este investimento. O ideal é que comece o ano com uma agenda nova, para que possa fazer todo o planeamento anual e mensal antecipadamente. Porém, se o ano já começou e já vai longo, poderá procurar agendas mais baratas para se ir organizando e conseguir controlar todas as tarefas que tem em mãos.

Por norma, a febre das agendas acontece no mês de dezembro, quando as agendas para o ano seguinte começam a ser mais procuradas. Se quiser fugir a esta época e evitar rupturas de stock, comece a dar uma vista de olhos pelas lojas já a partir de outubro e novembro.

2 – Qual a agenda certa?

Na escolha de uma agenda a capa deve ser a menor das suas preocupações. Pelo menos numa primeira fase. Ao procurar agendas nas lojas, certifique-se de que encontra uma agenda que se adapte à sua rotina. Só costuma levar carteira quando sai de casa? Só vai precisar de uma agenda para ter na sua secretária na empresa? Vai precisar de uma agenda que ande consigo de um lado para o outro?

Bem, existem todo o tipo de formato de agendas, desde as maiores às mais pequenas, com capa mole e capa dura, com espaço para contactos telefónicos ou espaço para notas e observações. O ideal é que a sua escolha recaia num modelo que tenha uma página por dia, inclusive nos fins de semana.

No final de tudo, a escolha será sempre pessoal. Claro que a capa deverá ser ainda um aspecto a considerar, especialmente se vai usar a sua agenda na empresa. Não ficará muito bem ter uma agenda com o Mickey ou figuras infantis na capa, pois não? Procure escolher uma agenda com uma capa sóbria.

3 – Como planear o meu dia numa agenda?

Como referimos no ponto anterior, é muito importante que saiba utilizar a sua agenda e aproveitar o espaço de que dispõe. Presumindo que comprou uma agenda em que cada dia corresponde a uma página, tem ao seu dispor espaço suficiente para preencher todas as suas metas e planos para cada dia.

Procure não preencher uma descrição de exatamente tudo o que tem para fazer. Limite-se ao básico: palavras-chave que resumam o essencial ou informações que considere mesmo cruciais ter sempre consigo, como por exemplo um número de telefone ou um pormenor de algo que convém saber para realizar uma determinada tarefa.

Qualquer outro detalhe adicional que seja indispensável pode ser incluído noutro espaço que não seja a agenda. Afinal de contas, a agenda serve apenas para se organizar e ter uma espécie de assistente que lhe diz rapidamente tudo o que tem para fazer. A informação restante pode ser depositada noutro espaço.

Se por acaso tiver de fazer um planeamento mensal, recomendamos que faça uso do espaço de planeamento ou observações que costuma integrar as agendas. Aí pode anotar também todas os seus compromissos que já têm data marcada, para que nenhum evento choque com outro.

4 – Como usar a agenda todos os dias?

Ok, chegamos agora a uma das perguntas mais importantes para qualquer pessoa que não seja adepto de agendas: como usar a agenda todos os dias, e atualizá-la devidamente, se não tenho tempo? Bem, esta é uma obrigação que tem de ter.

Preferencialmente, tente anotar todos os seus compromissos importantes no início de cada mês ou aos fins-de-semana. Conforme o seu tempo e as tarefas a realizar, pode organizar a agenda conforme tarefas, compromissos, contas a pagar e pendências, por exemplo. O importante é que tudo esteja bem discriminado e organizado nas horas certas para que nunca se esqueça de nada.

Todos os dias, no entanto, deve ainda fazer o esforço de verificar se a sua agenda está atualizada. Pode fazê-lo quando lhe for mais oportuno: seja nos últimos 5 minutos antes de sair da empresa, depois do jantar ou até mesmo enquanto toma o pequeno almoço.

5 – Que tipos de agendas existem?

E não, não tem necessariamente de escolher uma agenda em papel. Na verdade, existem várias opções. Uma vez que vivemos numa era cada vez mais digital, poderá optar por ter a sua agenda neste suporte. No mundo tecnológico que vivemos atualmente, esta tem sido a melhor opção para as pessoas. Basta consultarmos as lojas de aplicações como o iTunes e o Google Play e digitar de seguida a palavra “agenda” para recebermos diversas opções digitais. Entretanto, já os próprios smartphones trazem consigo aplicativos de calendário que funcionam como agenda e lembrete.

Por outro lado, tem as agendas de papel que, diga-se o que se disser, continuam a ser muito procuradas e mais funcionais em vários aspetos do que agendas digitais. É nesta categoria que surgem as agendas permanentes que, ao contrário das diárias, não contam com discriminação de ano ou dia da semana. Trata-se de agendas que pode usar em qualquer ano: especialmente bom para quem começou a usar uma agenda e depois parou de atualizar.